Diensthandy und Laptop nach Kündigung – Rückgabe erforderlich?

Wenn Arbeitnehmer in Deutschland kündigen oder gekündigt werden, müssen sie Firmengeräte wie Laptops oder Handys spätestens zum Ende der Kündigungsfrist zurückgeben. Doch was gilt für die Zeit zwischen Kündigung und Ablauf der Kündigungsfrist, insbesondere bei einer Freistellung? In manchen Fällen können Beschäftigte die Geräte sogar behalten oder nach dem Ausscheiden erwerben. Unser Artikel erklärt, wie das in Deutschland rechtlich geregelt ist.

Das Wichtigste auf einen Blick:

• Spätestens mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses sind sämtliche Arbeitsmittel, wie z. B. Diensthandy, Laptop etc., an den Arbeitgeber zurückzugeben.  
• Arbeitet der Arbeitnehmer bis zum Ende der Kündigungsfrist, so kann er die Arbeitsmittel grundsätzlich bis zum Ablauf der Kündigungsfrist nutzen.
• Bei einer Freistellung während der Kündigungsfrist gilt grundsätzlich, dass die Arbeitsmittel mit dem letzten Tag der Arbeitsleistung an den Arbeitgeber zurückzugeben sind, wenn nicht Abweichendes vereinbart ist.
• Sind abweichende Regelungen im Arbeitsvertrag/Aufhebungsvertrag vereinbart, gelten diese. Sogenannte Widerrufsklauseln (Recht zum vorzeitigen Entzug der Privatnutzung) sind grundsätzlich möglich, müssen aber die strengen Voraussetzungen der Rechtsprechung erfüllen, um wirksam zu sein.
• Private Daten sollten Sie vor der Rückgabe sichern und anschließend löschen – Unternehmensdaten dagegen dürfen Sie nicht eigenmächtig entfernen.

Wann muss ich Smartphone und Laptop nach Kündigung zurückgeben?

Arbeitsmittel, wie z. B. Laptop, Smartphone, PCs im Home Office, Dienstwagen etc., stehen grundsätzlich im Eigentum des Arbeitgebers. Sämtliche Arbeitsmittel sind bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses an den Arbeitgeber am Betriebssitz zurückzugeben. Hinsichtlich des genauen Zeitpunkts kommt es u.a. auf die Art der Beendigung an:

Die Faustregel lautet: Solange Sie arbeiten, dürfen Sie die Arbeitsmittel grundsätzlich weiter nutzen. Endet Ihre Arbeitspflicht – etwa durch eine unwiderrufliche Freistellung –, müssen Sie Laptop, Smartphone und andere Arbeitsmittel meist sofort zurückgeben, sofern keine andere Vereinbarung besteht.

Rückgabepflicht in der ordentlichen Kündigungsfrist

Während der ordentlichen Kündigungsfrist gelten folgende Rückgaberegelungen:

• Weiterarbeit bis zum Ende der Kündigungsfrist: Arbeitet der Arbeitnehmer bis zum Ablauf der ordentlichen Kündigungsfrist weiter im Betrieb, so kann er den Firmenwagen, Laptop oder Diensthandy zur Ausübung seiner Arbeitspflichten auch bis zum Ablauf der Kündigungsfrist behalten und nutzen.
• unwiderrufliche Freistellung: Wird der Arbeitnehmer während der Kündigungsfrist unwiderruflich freigestellt, muss er Laptop, Handy und andere Arbeitsmittel am letzten Arbeitstag zurückgeben. Natürlich nur, sofern nichts anderes vereinbart ist.
  • Achtung: Der Arbeitgeber kann die private Nutzung eines Dienstwagens während einer Freistellung grundsätzlich widerrufen. Voraussetzung ist jedoch eine wirksame vertragliche Widerrufsklausel. Diese Grundsätze lassen sich regelmäßig auch auf andere privat nutzbare Arbeitsmittel wie Diensthandys übertragen.¹
• Abweichende Regelungen: Arbeitnehmer und Arbeitgeber können im Arbeitsvertrag, in einer Freistellungsvereinbarung oder in einem Aufhebungsvertrag abweichende Regelungen zum Zeitpunkt der Rückgabe von Firmeneigentum treffen. Sie können auch vereinbaren, dass Laptops, Smartphones etc. in das Eigentum des Arbeitnehmers übergehen. Dies geschieht aber selten.
• Beispiel: Im Arbeitsvertrag steht, dass der Arbeitgeber die private Nutzung des Diensthandys bei einer Freistellung widerrufen darf. Eine solche Klausel ist grundsätzlich zulässig. Sie muss jedoch klar formuliert sein und den Arbeitnehmer nicht unangemessen benachteiligen.² Bei einem Dienstwagen mit geldwertem Vorteil darf der Widerruf grundsätzlich nur zum Monatsende erfolgen.³ 

Praxis-Tipp: Machen Sie vor der Rückgabe Fotos vom Zustand der Geräte
Fotografieren Sie Laptop, Smartphone und Zubehör unmittelbar vor der Rückgabe. Notieren Sie außerdem Seriennummern und lassen Sie sich den Empfang schriftlich bestätigen. So vermeiden Sie spätere Streitigkeiten über angebliche Beschädigungen oder fehlendes Zubehör.

Vertragliche Vereinbarungen genau prüfen

Hinweis: Bei vertraglichen Vereinbarungen über Laptop und Handy kommt es immer auf den exakten Inhalt an, wann genau welches Firmeneigentum zurückzugeben ist:

• Bevor man eine Freistellungs- oder Aufhebungsvereinbarung unterschreibt, sollte man daher prüfen, was genau im Arbeitsvertrag geregelt wurde (z.B. „Im Falle einer Freistellung sind sämtliche Arbeitsmittel mit dem letzten Tag der tatsächlichen Arbeitsleistung zurück zu geben, sofern nichts anderes schriftlich vereinbart ist.“). Dann kann man diesen Punkt ggf. nochmal gezielt nachverhandeln. Häufig sind Aufhebungsvereinbarungen gerade hinsichtlich des genauen Rückgabezeitpunkts von Laptop, Handy oder anderen Arbeitsmitteln durchaus gestaltbar.⁴
  • Kontrollieren Sie vor der Unterzeichnung eines Aufhebungsvertrags insbesondere folgende Punkte:
    • Wann müssen Laptop und Diensthandy zurückgegeben werden?
    • Wer trägt die Versandkosten?
    • Müssen Netzteil, Zubehör oder SIM-Karten ebenfalls zurückgegeben werden?
    • Dürfen Sie private Daten vorher sichern?
    • Können Sie das Gerät übernehmen?
• Verlassen Sie sich nicht auf mündliche Zusagen Ihres Vorgesetzten („Sie können das Handy erstmal behalten“). Diese können Sie im Zweifel nicht beweisen. Außerdem verlangen viele Arbeitsverträge ausdrücklich Text- oder Schriftform, weshalb mündliche Vereinbarung oder Zusagen dann unwirksam wären. Lassen Sie sich solche Zusagen bestätigen, zumindest per E-Mail.

Rückgabepflicht bei außerordentlicher Kündigung

Bei einer außerordentlichen oder fristlosen Kündigung endet das Arbeitsverhältnis mit sofortiger Wirkung. Das Firmeneigentum muss deshalb mit Ausspruch der fristlosen Kündigung zurückgegeben werden. 

Rückgabepflicht bei einer Kündigungsschutzklage

Erhebt ein Arbeitnehmer eine Kündigungsschutzklage gegen eine ordentliche oder außerordentliche Kündigung, ist das Firmeneigentum dennoch mit Ablauf der Kündigungsfrist, bei Freistellung oder entsprechend getroffenen Regelungen zurückzugeben.

Das Firmeneigentum kann nicht bis zum Abschluss einer Kündigungsschutzklage vom Arbeitnehmer genutzt werden.

Handlungsoptionen zur Übernahme eines Diensthandys oder Laptops

Viele Arbeitnehmer wollen das Diensthandy nach der Kündigung über das Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus behalten. In manchen Fällen sind Arbeitgeber dazu bereit. Dies kann insbesondere in Aufhebungsverträgen oder während Verhandlungen über eine Abfindung der Fall sein. Im Folgenden haben wir einige gängige Möglichkeiten zusammengestellt, wie Arbeitnehmer solche Vereinbarungen erzielen können:

1. Abfindungsverhandlungen: Bei der Verhandlung über eine Abfindung besteht die Möglichkeit, mit dem Arbeitgeber zu vereinbaren, dass bestimmte Arbeitsmittel wie Laptops oder Handys nach der Kündigung behalten werden dürfen. Diese Geräte können so als Teil der Abfindung oder als zusätzliche Vergünstigung betrachtet werden. In der Regel wird der Wert dieser Geräte auf die Abfindung angerechnet.
2. Kaufoptionen: Häufig bieten Arbeitgeber ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, Arbeitsmittel zu einem reduzierten Preis zu erwerben, nachdem das Arbeitsverhältnis endet. Dies betrifft insbesondere ältere Geräte, wenn deren Wert für den Arbeitgeber durch den Gebrauch gesunken ist.
   • Praxistipp: Fragen Sie frühzeitig nach einer Kaufoption. Viele Unternehmen verkaufen ältere Smartphones oder Laptops deutlich unter dem Marktwert an ausscheidende Beschäftigte, weil eine Wiederverwendung wirtschaftlich kaum sinnvoll ist.
3. Klausel im Arbeitsvertrag: In seltenen Fällen enthalten Arbeitsverträge Klauseln, die es dem Arbeitnehmer erlauben, spezifische Arbeitsmittel nach der Kündigung zu behalten. Solche Regelungen sind jedoch äußerst rar und hängen stark von den Verhandlungen sowie dem Wert der betreffenden Geräte ab.

Hier empfiehlt es sich, frühzeitig das Gespräch mit dem Arbeitgeber zu suchen. Eine gute Vorbereitung und das Wissen um Verhandlungsoptionen können helfen, gute Ergebnisse zu erzielen. Bei Unsicherheiten sollte der Arbeitnehmer rechtliche Hilfe in Anspruch nehmen.

Darf der Arbeitgeber das Diensthandy sofort zurückverlangen?

Wenn der Arbeitgeber Arbeitsmittel wie Diensthandys oder Laptops nach der Kündigung vorzeitig und unrechtmäßig zurückfordert, gilt Folgendes:

1. Anspruch auf Weiternutzung: Der Arbeitgeber darf nur im Rahmen bestehender Vereinbarungen ein privat genutztes Diensthandy während der Kündigungsfrist oder bei Freistellung zurückverlangen. Verletzt ein Arbeitgeber bestehende Regelungen, besteht ein Anspruch auf Weiternutzung. Eine gerichtliche Umsetzung innerhalb einer ordentlichen Kündigungsfrist ist jedoch schwierig und kostenaufwendig.
2. Widerrufsklausel: Viele Arbeitsverträge haben Klauseln, die eine vorzeitige Beendigung der Privatnutzung von Arbeitsmitteln regeln. Es ist wichtig zu beachten, dass solche Regelungen nur unter strengen Voraussetzungen wirksam sind und daher von einem spezialisierten Anwalt geprüft werden sollten. Allgemeine Klauseln, die dem Arbeitgeber erlauben, die Rückforderung ohne Sachgrund durchzusetzen, sind oft unwirksam.
3. Schadensersatz: Sollte der Arbeitgeber dennoch unrechtmäßig auf die Rückgabe von Arbeitsmitteln bestehen und dies durchsetzen, besteht unter bestimmten Voraussetzungen ein Anspruch auf Schadensersatz.

Insgesamt ist es ratsam, den Arbeitsvertrag sorgfältig auf Klauseln zu Widerrufs- und Rückgabebedingungen zu überprüfen. Bei unberechtigter Rückforderung sollte sich der Arbeitnehmer rechtzeitig rechtlich beraten lassen.

Datensicherung und Datenlöschung auf Diensthandy und Laptop

Wenn der Arbeitnehmer das Diensthandy nach der Kündigung privat und dienstlich nutzt, ist es wichtig, einige Punkte in Bezug auf die darauf gespeicherten Daten zu beachten:

1. Frühzeitige Datensicherung: Sobald der Arbeitnehmer die Kündigung erhält, sollten umgehend private Daten gesichert und vom Gerät gelöscht werden. Dabei sollte von technischer Seite sichergestellt werden, dass die Daten auch endgültig gelöscht werden. 
2. Angemessene Frist anfordern: Bei einer fristlosen Kündigung ist es ratsam, den Arbeitgeber um eine angemessene Frist zur Datensicherung zu bitten.
3. Vorsicht beim Zurücksetzen auf Werkseinstellungen: Das Zurücksetzen des Geräts auf die Werkseinstellungen sollte mit Bedacht erfolgen. Der Arbeitnehmer darf keine Unternehmensdaten unberechtigt löschen. Dies kann eine Vertragsverletzung sein, die zu Schadensersatzansprüchen des Arbeitgebers führen kann.

Praxistipp: Erstellen Sie vor der Rückgabe ein Backup Ihrer privaten Fotos, Kontakte und Dokumente. Löschen Sie anschließend nur Ihre privaten Daten.

Checkliste vor Rückgabe

• Vertragliche Vereinbarungen prüfen
• Kaufoption ansprechen
• Private Daten extern sichern, dann löschen
• Firmenunterlagen nicht löschen
• Zubehör vollständig zurückgeben
• Rückgabe schriftlich bestätigen lassen

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

1. BAG 21.03.2012, 5 AZR 651/10 ↩︎
2. BAG 12.02.2025, 5 AZR 171/24 ↩︎
3. BAG 12.02.2025, 5 AZR 171/24 ↩︎
4. Wir würden aber davon abraten, Abfindung und Diensthandy in den Aufhebungsverhandlungen zu „vermischen“.  ↩︎
5. § 626 BGB; LAG Köln 21.07.2011, 7 Sa 312/11 ↩︎