Performance Improvement Plan erhalten – Was nun?

Ein Performance Improvement Plan (PIP) ist ein Hinweis auf Leistungsschwächen und ein Plan zur Leistungsverbesserung. Er kann jedoch auch ein Schritt vor einer Abmahnung oder Kündigung sein. Arbeitnehmer sollten wissen, dass ein PIP klare Ziele und Fristen vorgibt. Lesen Sie, welche Rechte Sie haben und wie Sie reagieren sollten, um einen PIP erfolgreich zu meistern und rechtliche Fallstricke zu vermeiden.

Wie PIPs in der Praxis funktionieren

In der Praxis sind PIPs oft mehr als nur ein Unterstützungsinstrument. Sie dokumentieren konkrete Leistungs- oder Verhaltensdefizite, legen die Schritte und Ressourcen zur Verbesserung fest und definieren klare Fristen. Arbeitgeber nutzen diese Dokumentation, um den Fortschritt zu überwachen und – wenn die Ziele nicht erreicht werden – eine leistungs- oder verhaltensbedingte Kündigung zu begründen.
Auch in Deutschland werden PIPs zunehmend als Teil formaler HR-Prozesse eingesetzt. Zwar sollen sie Mitarbeiter unterstützen, ihre Leistung zu verbessern, gleichzeitig schaffen sie aber eine transparente Dokumentation, die im Falle von Konflikten oder arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen von Bedeutung sein kann.

Welche Ziele verfolgt ein PIP?

Der Plan verfolgt typischerweise drei Ziele: 

1. Er macht auf die bestehenden Leistungsmängel aufmerksam, 
2. Legt klare Erwartungen an die zukünftige Leistung fest und 
3. Warnt so vor möglichen arbeitsrechtlichen Konsequenzen, falls die Verbesserungen nicht eintreten. 

Häufig enthält so ein Leistungsverbesserungsplan folgenden Satz: „Ihre Unterschrift bestätigt Ihre Anerkennung Ihrer Leistungsprobleme und Ihre Absicht, die Bedingungen des PIP zu erfüllen“. Ein Performance Improvement Program umfasst also konkrete Leistungsziele und Fristen, innerhalb derer der Mitarbeiter seine Arbeitsleistung verbessern muss. Der Inhalt kann von allgemeinen Verbesserungsvorschlägen bis hin zu sehr spezifischen Vorwürfen reichen, etwa wenn arbeitsvertragliche Pflichten nicht erfüllt wurden.

Ein PIP wird manchmal auch in Verbindung mit einer Abmahnung oder dieser vorangestellt eingesetzt. Wenn der Arbeitgeber der Meinung ist, dass die Arbeitsleistung unzureichend ist, könnte ein PIP die Vorstufe sein. Das PIP bietet dem Arbeitnehmer so eine letzte Chance, die Leistung zu verbessern, bevor härtere Maßnahmen wie eine personen– oder verhaltensbedingte Kündigung ergriffen werden.

Was sollten Arbeitnehmer tun, wenn sie einen PIP erhalten?

Wenn ein Arbeitnehmer einen Performance Improvement Plan (PIP) erhält, ist es entscheidend, planmäßig und vorausschauend vorzugehen. Da ein PIP erhebliche Auswirkungen auf das Arbeitsverhältnis haben kann, sollte der PIP also nicht unterschätzt werden. Hier sind die wichtigsten 6 Tipps, die Sie beachten sollten:

1. Nicht (sofort) unterschreiben: Zumindest mal Bedenkzeit einfordern. Und gut überlegen, ob Sie die Aussagen im PIP mittragen.
2. PIP auf Richtigkeit prüfen: Überprüfen Sie Vorwürfe und Leistungsbewertungen.
3. Ziele auf Erreichbarkeit prüfen: Sind die Anforderungen machbar?
4. Dokumentation und Nachweise: Alle Maßnahmen und Erfolge schriftlich festhalten.
5. Kommunikation mit HR und Führungskraft: Klären Sie unklare Punkte und fordern Sie konkrete Beispiele.
6. Rechtlicher Beistand: Ziehen Sie einen Anwalt, den Betriebsrat oder die Hilfe einer Gewerkschaft hinzu.

Im Detail bedeutet das also Folgendes:

1. Nicht sofort unterschreiben

Unterschreiben Sie den PIP nicht – zumindest nicht sofort. Fordern Sie stattdessen Bedenkzeit, um den Plan in Ruhe zu prüfen. Ein PIP hat möglicherweise weitreichende Folgen, daher ist es ratsam, sich zunächst einen Überblick zu verschaffen und eventuelle Unklarheiten zu klären. Fragen Sie also nach einer angemessenen Frist zur Überprüfung des Dokuments, bevor Sie sich dazu äußern.

2. PIP auf Richtigkeit und klare Vorwürfe prüfen

Prüfen Sie die inhaltlichen Vorwürfe und Bewertungen Ihrer Leistung genau. Falls Ihnen eine Verschlechterung der Arbeitsleistung vorgeworfen wird, sollten Sie konkrete Beweise anfordern oder selbst Nachweise erbringen, die das Gegenteil belegen. Wenn Sie nachweisen können, dass Ihre Leistung nicht nachgelassen hat, könnte dies also die Grundlage des PIPs in Frage stellen. Bei falschen Vorwürfen sollten Sie in Betracht ziehen eine Gegendarstellung abzugeben.

Wichtig: Konkret bedeutet hierbei nicht: „Sie sind schwer zu handhaben“ oder „Sie sind langsam“. Vielmehr sollte es heißen: „Am 08. August, als ich alle Teammitglieder bat, 10 Berichte einzureichen, haben Sie nur 2 eingereicht“ oder so ähnlich. 

3. Kommunikation mit HR und Führungskraft

Ein Dialog mit der Personalabteilung und Ihrem Vorgesetzten ist entscheidend. Vereinbaren Sie also ein Treffen, um den PIP detailliert zu besprechen und sich Beispiele für die angeblich unzureichende Leistung geben zu lassen. Fordern Sie spezifische, messbare Beispiele an, um die Vorwürfe nachvollziehen zu können. Klären Sie auch, welche Unterstützung Ihnen angeboten wird, um die geforderten Ziele zu erreichen.

4. Ziele auf Erreichbarkeit prüfen

Stellen Sie sicher, dass die im PIP gesetzte Ziele realistisch und innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens erreichbar sind. Werden beispielsweise im Vertrieb Umsatzzahlen gefordert, die der Markt zu diesem Zeitpunkt so nicht hergibt, ist das Ziel nicht machbar. Wenn die Ziele unrealistisch erscheinen oder zu hohem Druck führen, sollten Sie dies umgehend ansprechen. In solchen Fällen kann es hilfreich sein, eine Überlastungsanzeige zu machen, um zu dokumentieren, dass die Anforderungen zu hoch sind.

5. Dokumentation und Nachweise

Dokumentieren Sie alle relevanten Nachweise für Ihre Arbeitsergebnisse und Gesprächsinhalte. Eine lückenlose Dokumentation schützt Sie so vor möglichen falschen Anschuldigungen und ermöglicht es Ihnen, später klare Beweise vorzulegen.

6. Rechtlicher Beistand

Ziehen Sie frühzeitig rechtlichen Rat hinzu. Ein spezialisierter Anwalt für Arbeitsrecht oder der Betriebsrat kann Sie dabei unterstützen, den PIP kritisch zu prüfen und so sicherstellen, dass er nicht als Mittel zur Vorbereitung einer Kündigung genutzt wird. Ein rechtlicher Beistand kann außerdem sicherstellen, dass Ihre Rechte als Arbeitnehmer gewahrt bleiben und Sie nicht unfair unter Druck gesetzt werden.

7. Rechtsschutzversicherung abschließen!

Ein Performance Improvement Plan ist oft kein neutrales Entwicklungsinstrument, sondern wird von Arbeitgebern als Vorbereitung für eine spätere Kündigung eingesetzt. Wer sich in einer solchen Situation befindet, sollte daher sofort eine Rechtsschutzversicherung (RSV) abschließen. Ohne RSV tragen Sie im Fall einer Kündigung sämtliche Kosten für anwaltliche Beratung und eine mögliche Kündigungsschutzklage allein. Mit RSV sind diese Kosten aber abgedeckt, sodass man seine Rechte ohne finanzielles Risiko wahrnehmen kann.

Wann ist ein PIP unverhältnismäßig oder unzumutbar?

Das PIP muss sowohl im Inhalt als auch im Verfahren verhältnismäßig sein. Das heißt:

• Realistische Ziele: Die Ziele des PIPs müssen für den Arbeitnehmer erreichbar sein und dürfen nicht übermäßig anspruchsvoll sein.
• Unterstützung durch den Arbeitgeber: Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer die notwendige Unterstützung bieten, etwa durch Schulungen, klare Zielvorgaben und regelmäßiges Feedback.
• Angemessene Fristen: Die Frist zur Erfüllung der Leistungsziele muss so bemessen sein, dass der Arbeitnehmer eine reale Chance hat, sich zu verbessern.

Ein Performance Improvement Program darf nicht dazu genutzt werden, die Kündigung des Arbeitnehmers zu provozieren oder ihn unter unzumutbaren Druck zu setzen. Solche Vorgehensweisen könnten so im Fall einer Kündigung als Rechtsmissbrauch gewertet werden.

Welche Folgen kann ein PIP haben?

Wenn die im PIP festgelegten Ziele nicht erreicht werden, drohen ernsthafte Konsequenzen bis hin zur Kündigung.

Arten der Kündigung

Dabei ist es wichtig, zwischen verschiedenen Arten der Kündigung zu unterscheiden und die genauen Voraussetzungen und Fristen zu kennen. 

• Personenbedingte Kündigung: Diese Art der Kündigung kommt zum Einsatz, wenn der Arbeitnehmer dauerhaft nicht in der Lage ist, die geforderten Leistungen zu erbringen. Der Arbeitgeber muss nachweisen, dass trotz aller Unterstützung und Bemühungen keine Verbesserung erzielt werden konnte.
• Verhaltensbedingte Kündigung: Sollte der Arbeitnehmer zwar die Fähigkeiten besitzen, die Leistung aber bewusst nicht erbringen oder den Anweisungen nicht folgen, so könnte eine verhaltensbedingte Kündigung in Betracht gezogen werden.

Kündigung wegen schlechter Leistung

Die Kündigung wegen schlechter Leistung (also „Low Performance“) ist grds. als sog. verhaltensbedingte Kündigung bei Minderleistung möglich, allerdings nur nach einer vorherigen Abmahnung. Dabei reicht es nicht aus, dass die Leistung allgemein als ungenügend empfunden wird – der Arbeitgeber muss also vor Gericht beweisen, dass der Arbeitnehmer erheblich schlechter als seine Kollegen arbeitet.

Ein PIP kann zwar in einer Kündigung münden, aber der Arbeitgeber muss sehr strenge Anforderungen erfüllen, um diese Kündigung erfolgreich vor Gericht zu rechtfertigen. In vielen Fällen bekommen Arbeitnehmer also recht, wenn die Kündigung nicht ausreichend belegt ist.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Performance Improvement Plan

1. BAG, v. 11. 12. 2003, Az: 2 AZR 667/02 ↩︎