Performance Improvement Plan erhalten – Was nun?

Ein Performance Improvement Plan (PIP) ist eigentlich nur ein Hinweis auf Leistungsschwächen und ein Plan zur Leistungsverbesserung. Tatsächlich kann es aber auch ein entscheidender Schritt vor einer möglichen Abmahnung oder Kündigung sein. Arbeitnehmer sollten wissen, dass ein Performance Improvement Program klare Ziele und Fristen vorgibt, um ihre Leistung zu verbessern und zu dokumentieren. Doch welche Rechte haben Arbeitnehmer, und wie sollten sie reagieren, wenn sie einen Leistungsverbesserungsplan (PIP) erhalten? Erfahren Sie hier, was Sie beachten müssen, um einen PIP erfolgreich zu meistern und so rechtliche Fallstricke und eine Kündigung als angeblicher “Low Performer” zu vermeiden.

Das Wichtigste auf einen Blick:

• Was ist ein PIP: Ein Performance Improvement Programs (PIP) ist eigentlich ein Instrument zur Leistungssteigerung, das bei angeblich unzureichender Arbeitsleistung eingesetzt wird, um klare Ziele und Maßnahmen festzulegen.
• Zweck eines PIPs: Verbesserung der Mitarbeiterleistung – tatsächlich aber oft auch die Vorbereitung einer möglichen Kündigung bei Nichterfüllung der im PIP gesetzten Ziele.
• Rechte der Arbeitnehmer: Kein Zwang zur Unterschrift, aber Arbeitsanweisungen sollten befolgt werden. Gegendarstellungen oder rechtliche Schritte sind möglich bei unrealistischen Zielen oder falschen Vorwürfen.
• Rechtliche Konsequenzen: Ein PIP kann Grundlage für eine personen– oder verhaltensbedingte Kündigung sein, muss aber verhältnismäßig sein.
• Praxistipps: Dokumentieren Sie Ihre Leistungen, holen Sie sich rechtlichen Beistand und suchen Sie das Gespräch mit HR, Betriebsrat und Vorgesetzten, um Missverständnisse zu vermeiden.

Was ist ein Performance Improvement Plan (PIP)?

Ein Performance Improvement Plan bzw. Performance Improvement Program (kurz: PIP) ist ein Instrument, das von Unternehmen genutzt wird, um Mitarbeiter bei der Verbesserung ihrer Leistung zu unterstützen. Wie schon der Name suggeriert, kommt der PIP ursprünglich aus den USA. Dort ist es ein seit vielen Jahren verbreitetes Instrument, um Mitarbeitern eine letzte Chance zu geben, ihre Leistung zu verbessern. Typischerweise enthält also der PIP eine Mischung aus Warnung und konkretem Plan mit Handlungsempfehlungen und Meilensteinen, um aus einem (angeblichen) Leistungstief zu kommen. Soweit die Theorie. In der Praxis kommt natürlich auch in den USA nach dem PIP sehr häufig die Kündigung. Und natürlich gelten in den USA ganz andere Regeln als in Deutschland. 

Auch hier sind Performance Improvement Pläne immer verbreiteter, um so auf Leistungs- oder Verhaltensprobleme eines Mitarbeiters hinzuweisen. In der Praxis kommt der PIP oft als Vorbereitung einer verhaltensbedingte Kündigung wegen „Low Performance“ ins Spiel.

Welche Ziele verfolgt ein PIP?

Der Plan verfolgt typischerweise drei Ziele: 

1. Er macht auf die bestehenden Leistungsmängel aufmerksam, 
2. Legt klare Erwartungen an die zukünftige Leistung fest und 
3. Warnt so vor möglichen arbeitsrechtlichen Konsequenzen, falls die Verbesserungen nicht eintreten. 

Häufig enthält so ein Leistungsverbesserungsplan folgenden Satz: „Ihre Unterschrift bestätigt Ihre Anerkennung Ihrer Leistungsprobleme und Ihre Absicht, die Bedingungen des PIP zu erfüllen“. Ein Performance Improvement Program umfasst also konkrete Leistungsziele und Fristen, innerhalb derer der Mitarbeiter seine Arbeitsleistung verbessern muss. Der Inhalt kann von allgemeinen Verbesserungsvorschlägen bis hin zu sehr spezifischen Vorwürfen reichen, etwa wenn arbeitsvertragliche Pflichten nicht erfüllt wurden.

Ein PIP wird manchmal auch in Verbindung mit einer Abmahnung oder dieser vorangestellt eingesetzt. Wenn der Arbeitgeber der Meinung ist, dass die Arbeitsleistung unzureichend ist, könnte ein PIP die Vorstufe sein. Das PIP bietet dem Arbeitnehmer so eine letzte Chance, die Leistung zu verbessern, bevor härtere Maßnahmen wie eine personen– oder verhaltensbedingte Kündigung ergriffen werden.

Was sollten Arbeitnehmer tun, wenn sie einen PIP erhalten?

Wenn ein Arbeitnehmer einen Performance Improvement Plan (PIP) erhält, ist es entscheidend, planmäßig und vorausschauend vorzugehen. Da ein PIP erhebliche Auswirkungen auf das Arbeitsverhältnis haben kann, sollte der PIP also nicht unterschätzt werden. Hier sind die wichtigsten 6 Tipps, die Sie beachten sollten:

1. Nicht (sofort) unterschreiben: Zumindest mal Bedenkzeit einfordern. Und gut überlegen, ob Sie die Aussagen im PIP mittragen.
2. PIP auf Richtigkeit prüfen: Überprüfen Sie Vorwürfe und Leistungsbewertungen.
3. Ziele auf Erreichbarkeit prüfen: Sind die Anforderungen machbar?
4. Dokumentation und Nachweise: Alle Maßnahmen und Erfolge schriftlich festhalten.
5. Kommunikation mit HR und Führungskraft: Klären Sie unklare Punkte und fordern Sie konkrete Beispiele.
6. Rechtlicher Beistand: Ziehen Sie einen Anwalt, den Betriebsrat oder die Hilfe einer Gewerkschaft hinzu.

Im Detail bedeutet das also Folgendes:

1. Nicht sofort unterschreiben

Unterschreiben Sie den PIP nicht – zumindest nicht sofort. Fordern Sie stattdessen Bedenkzeit, um den Plan in Ruhe zu prüfen. Ein PIP hat möglicherweise weitreichende Folgen, daher ist es ratsam, sich zunächst einen Überblick zu verschaffen und eventuelle Unklarheiten zu klären. Fragen Sie nach einer angemessenen Frist zur Überprüfung des Dokuments, bevor Sie sich dazu äußern.

2. PIP auf Richtigkeit und klare Vorwürfe prüfen

Prüfen Sie die inhaltlichen Vorwürfe und Bewertungen Ihrer Leistung genau. Falls Ihnen eine Verschlechterung der Arbeitsleistung vorgeworfen wird, sollten Sie konkrete Beweise anfordern oder selbst Nachweise erbringen, die das Gegenteil belegen. Wenn Sie nachweisen können, dass Ihre Leistung nicht nachgelassen hat, könnte dies die Grundlage des PIPs in Frage stellen. Bei falschen Vorwürfen sollten Sie in Betracht ziehen eine Gegendarstellung abzugeben.

Wichtig: Konkret bedeutet hierbei nicht: „Sie sind schwer zu handhaben“ oder „Sie sind langsam“. Vielmehr sollte es heißen: „Am 08. August, als ich alle Teammitglieder bat, 10 Berichte einzureichen, haben Sie nur 2 eingereicht“ oder so ähnlich. 

3. Kommunikation mit HR und Führungskraft

Ein Dialog mit der Personalabteilung und Ihrem Vorgesetzten ist entscheidend. Vereinbaren Sie also ein Treffen, um den PIP detailliert zu besprechen und sich Beispiele für die angeblich unzureichende Leistung geben zu lassen. Fordern Sie spezifische, messbare Beispiele an, um die Vorwürfe nachvollziehen zu können. Klären Sie auch, welche Unterstützung Ihnen angeboten wird, um die geforderten Ziele zu erreichen.

4. Ziele auf Erreichbarkeit prüfen

Stellen Sie sicher, dass die im PIP gesetzte Ziele realistisch und innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens erreichbar sind. Werden beispielsweise im Vertrieb Umsatzzahlen gefordert, die der Markt zu diesem Zeitpunkt so nicht hergibt, ist das Ziel nicht machbar. Wenn die Ziele unrealistisch erscheinen oder zu hohem Druck führen, sollten Sie dies umgehend ansprechen. In solchen Fällen kann es hilfreich sein, eine Überlastungsanzeige zu machen, um zu dokumentieren, dass die Anforderungen zu hoch sind.

5. Dokumentation und Nachweise

Dokumentieren Sie alle relevanten Nachweise für Ihre Arbeitsergebnisse und Gesprächsinhalte. Eine lückenlose Dokumentation schützt Sie so vor möglichen falschen Anschuldigungen und ermöglicht es Ihnen, später klare Beweise vorzulegen.

6. Rechtlicher Beistand

Ziehen Sie frühzeitig rechtlichen Rat hinzu. Ein spezialisierter Anwalt für Arbeitsrecht oder der Betriebsrat kann Sie dabei unterstützen, den PIP kritisch zu prüfen und so sicherstellen, dass er nicht als Mittel zur Vorbereitung einer Kündigung genutzt wird. Ein rechtlicher Beistand kann außerdem sicherstellen, dass Ihre Rechte als Arbeitnehmer gewahrt bleiben und Sie nicht unfair unter Druck gesetzt werden.

Wann ist ein PIP unverhältnismäßig oder unzumutbar?

Das PIP muss sowohl im Inhalt als auch im Verfahren verhältnismäßig sein. Das heißt:

• Realistische Ziele: Die Ziele des PIPs müssen für den Arbeitnehmer erreichbar sein und dürfen nicht übermäßig anspruchsvoll sein.
• Unterstützung durch den Arbeitgeber: Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer die notwendige Unterstützung bieten, etwa durch Schulungen, klare Zielvorgaben und regelmäßiges Feedback.
• Angemessene Fristen: Die Frist zur Erfüllung der Leistungsziele muss so bemessen sein, dass der Arbeitnehmer eine reale Chance hat, sich zu verbessern.

Ein Performance Improvement Program darf nicht dazu genutzt werden, die Kündigung des Arbeitnehmers zu provozieren oder ihn unter unzumutbaren Druck zu setzen. Solche Vorgehensweisen könnten so im Fall einer Kündigung als Rechtsmissbrauch gewertet werden.

Welche Folgen kann ein PIP haben?

Wenn die im PIP festgelegten Ziele nicht erreicht werden, drohen ernsthafte Konsequenzen bis hin zur Kündigung.

Arten der Kündigung

Dabei ist es wichtig, zwischen verschiedenen Arten der Kündigung zu unterscheiden und die genauen Voraussetzungen und Fristen zu kennen. 

• Personenbedingte Kündigung: Diese Art der Kündigung kommt zum Einsatz, wenn der Arbeitnehmer dauerhaft nicht in der Lage ist, die geforderten Leistungen zu erbringen. Der Arbeitgeber muss nachweisen, dass trotz aller Unterstützung und Bemühungen keine Verbesserung erzielt werden konnte.
• Verhaltensbedingte Kündigung: Sollte der Arbeitnehmer zwar die Fähigkeiten besitzen, die Leistung aber bewusst nicht erbringen oder den Anweisungen nicht folgen, so könnte eine verhaltensbedingte Kündigung in Betracht gezogen werden.

Kündigung wegen schlechter Leistung

Die Kündigung wegen schlechter Leistung (also „Low Performance“) ist grds. als sog. verhaltensbedingte Kündigung bei Minderleistung möglich, allerdings nur nach einer vorherigen Abmahnung. Dabei reicht es nicht aus, dass die Leistung allgemein als ungenügend empfunden wird – der Arbeitgeber muss vor Gericht beweisen, dass der Arbeitnehmer erheblich schlechter als seine Kollegen arbeitet.

Laut dem Bundesarbeitsgerichts (BAG), wird eine Minderleistung in der Regel dann als erheblich eingestuft, wenn der Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum mind. ein Drittel unter dem Durchschnitt der vergleichbaren Kollegen liegt (BAG, v. 11. 12. 2003, Az: 2 AZR 667/02). Der Arbeitgeber muss die Leistung des betroffenen Arbeitnehmers im Verhältnis zu anderen Mitarbeitern detailliert darlegen und dokumentieren. Diese Beweispflicht ist in der Praxis oft schwer zu erfüllen, weshalb Kündigungen auf dieser Grundlage so fast immer scheitern.

Ein PIP kann zwar in einer Kündigung münden, aber der Arbeitgeber muss sehr strenge Anforderungen erfüllen, um diese Kündigung erfolgreich vor Gericht zu rechtfertigen. In vielen Fällen bekommen Arbeitnehmer daher recht, wenn die Kündigung nicht ausreichend belegt ist.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Performance Improvement Plan

Hier sind Antworten auf einige der häufigen Fragen, die Arbeitnehmer zum Performance Improvement Program (PIP) haben:

Bin ich verpflichtet, einen PIP zu unterschreiben?

Nein, Sie sind nicht verpflichtet, einen PIP zu unterschreiben. Allerdings gilt der PIP trotzdem als Arbeitsanweisung, auch ohne Ihre Unterschrift. Es ist ratsam, eine Bedenkzeit zu fordern, den Inhalt genau zu prüfen und gegebenenfalls mit einem Anwalt zu besprechen, bevor Sie irgendetwas unterschreiben.

Welche Unterstützung muss mein Arbeitgeber bieten?

Ihr Arbeitgeber muss Ihnen angemessene Unterstützung zur Verbesserung Ihrer Leistung bieten. Dies kann in Form von Schulungen, klaren Zielvorgaben oder regelmäßigem Feedback erfolgen. Die Unterstützung sollte darauf ausgerichtet sein, Ihnen zu helfen, die festgelegten Ziele zu erreichen.

Kann ich gegen einen PIP vorgehen?

Ja, Sie können gegen einen PIP vorgehen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Vorwürfe oder Zielvorgaben ungerecht oder unerreichbar sind. Es ist wichtig, diese Bedenken früh zu äußern und Ihre Position zu dokumentieren. Sie sollten hier den Betriebsrat oder einen Anwalt hinzuziehen.

Wie funktioniert ein Performance Improvement Plan?

Ein PIP ist ein formaler Plan, der auf Leistungsprobleme hinweist und klare Erwartungen für Verbesserungen setzt. Er umfasst spezifische Ziele, Fristen und Maßnahmen, die der Mitarbeiter erfüllen muss. Regelmäßiges Feedback ist oft Teil des PIP-Prozesses.

Was passiert, wenn ich die Ziele des PIPs nicht erreiche?

Wenn Sie die Ziele des PIPs nicht erreichen, kann dies je nach Schwere der Leistungsmängel zu einer Abmahnung oder Kündigung führen. Der Arbeitgeber muss jedoch nachweisen, dass der PIP fair war und Sie ausreichend Unterstützung erhalten haben.

Kann ein PIP zu einer Kündigung führen?

Ja, ein Performance Improvement Plan kann zu einer Kündigung führen, aber dafür müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Für eine verhaltensbedingte Kündigung wegen schlechter Leistung („Low Performance“) muss der Arbeitgeber nachweisen, dass der Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum erheblich schlechter als seine Kollegen arbeitet – in der Regel, wenn die Leistung um ein Drittel oder mehr unter dem Durchschnitt liegt (BAG, v. 11.12.2003, Az: 2 AZR 667/02). Dieser Nachweis ist schwer zu erbringen, da der Arbeitgeber detaillierte Beweise und eine Vergleichsdokumentation über einen repräsentativen Zeitraum vorlegen muss. Häufig gelingt es also nicht, sodass Kündigungen oft vor Gericht scheitern.

Was tun, wenn ich der Meinung bin, die Ziele sind unrealistisch?

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Ziele im PIP unerreichbar oder unfair sind, sollten Sie dies sofort ansprechen und dokumentieren. Es kann auch ratsam sein, eine formelle Überlastungsanzeige zu machen oder den Betriebsrat und rechtlichen Rat hinzuzuziehen.

Fazit: Das Wichtigste zum Performance Improvement Plan

Ein Performance Improvement Program (PIP) ist ein Mittel, das von Arbeitgebern eingesetzt wird, um Leistungsprobleme zu adressieren und dem Mitarbeiter so eine Chance zur Verbesserung zu geben. Für Arbeitnehmer kann ein PIP ernsthafte Konsequenzen haben, da er oft als Vorstufe zu einer Kündigung genutzt wird.

Wichtig ist, den PIP nicht sofort zu unterschreiben. Arbeitnehmer sollten die Richtigkeit der Vorwürfe und die Erreichbarkeit der Ziele genau prüfen. Eine klare Kommunikation mit Vorgesetzten und der Personalabteilung sowie eine genaue Dokumentation der Maßnahmen und Fortschritte sind dabei entscheidend. Sollte der PIP zu einer Kündigung führen, muss der Arbeitgeber den Leistungsunterschied zu anderen Mitarbeitern detailliert belegen, was in der Praxis oft schwer nachzuweisen ist. In solchen Fällen kann eine Kündigung vor Gericht scheitern.

Um sicherzugehen, dass der PIP nicht unfair genutzt wird oder zur Kündigung führt, sollten Arbeitnehmer unbedingt rechtlichen Rat einholen, z.B. durch einen Anwalt für Arbeitsrecht. Dieser kann helfen, den PIP zu prüfen, Ihre Rechte zu schützen und so sicherstellen, dass der Prozess fair verläuft.