Kündigung per Mail: Gültig oder nicht?

In unserer digitalisierten Welt ist es nicht ungewöhnlich, alltägliche Aufgaben per E-Mail zu erledigen – doch was ist mit der Kündigung per Mail? Stellen Sie sich vor, Sie sitzen an Ihrem Schreibtisch und erhalten plötzlich eine E-Mail Ihres Chefs, in der steht, dass Ihr Arbeitsverhältnis beendet ist. Oder Sie möchten selbst schnell per Mail kündigen, um einen nahtlosen Übergang zu einem neuen Job sicherzustellen. Allerdings bedarf die Kündigung von Arbeitsverhältnissen laut Bürgerlichem Gesetzbuch der Schriftform; jede Art von “elektronischer Form” ist unwirksam, also E-Mail, aber auch SMS, WhatsApp usw. Das gleiche gilt für die Übermittlung einer Kopie in elektronischer Form.

Das Wichtigste in Kürze:

• Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses bedarf der Schriftform. § 623 BGB sagt klar, dass die elektronische Form ausgeschlossen ist. 
• Kündigungen per Mail, WhatsApp oder auch SMS sind daher unwirksam. Das Arbeitsverhältnis besteht mit allen Rechten und Pflichten unverändert weiter. 
• Will der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis dennoch beenden, muss er eine neue Kündigung – aber diesmal  unter Einhaltung der Schriftform und mit einer neuen Kündigungsfrist – aussprechen. 
• Bei Kündigung per Mail läuft die 3-wöchige Klagefrist grundsätzlich nicht. Eine Klage kann daher auch noch nach Ablauf der 3-Wochen-Frist  eingereicht werden.

Anforderungen an die Form einer wirksamen Kündigung

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) enthält eine besondere Regelung für die Kündigung von Arbeitsverhältnissen in § 623 BGB: 

„Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Auflösungsvertrag bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen.“

Das ist eindeutig: Eine Kündigung ist nur wirksam, wenn die Schriftform eingehalten ist. Schriftform bedeutet: Die Kündigung muss eigenhändig auf einem Schriftstück unterschrieben sein – “neudeutsch” sprechen Anwälte von “wet ink signatures”. Mit anderen Worten muss die Kündigung handschriftlich mit einem Stift auf Papier unterschrieben sein.

Damit ist eine Kündigung in folgenden Beispielen bereits alleine wegen Nichteinhaltung der  Schriftform unwirksam: 

• Kündigung, die per Docusign unterschrieben ist (immer unwirksam!) 
• Kündigung per Mail, Whatsapp, Telegram, SMS usw.  
• Kündigung auf gedrucktem Dokument mit elektronischer Unterschrift
• Mündliche Kündigungen
• Kündigung per sozialen Medien, einschließlich WhatsApp, Facebook etc.
• Schriftliche Originalkündigung mittels Foto über WhatsApp etc.
• Kündigung per Fax oder SMS

Weitere Aspekte des Schriftformerfordernisses

 Neben dem Schriftformerfordernis gibt es noch eine Reihe von weiteren, verwandten Aspekten, die für Arbeitnehmer wichtig sind: 

Zunächst gilt die Pflicht zur Einhaltung der Schriftform natürlich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Auch Sie als Arbeitnehmer müssen bei einer Kündigung die Schriftform beachten. Die Schriftform gilt für alle Kündigungen (ordentliche, außerordentliche Kündigungen und  Änderungskündigungen) ebenso wie auch für Aufhebungsverträge.

Schriftform und Zugang der Kündigung

1.) Eine formgerechte Kündigung muss dem Arbeitnehmer auch formgerecht zugegangen sein: 

Wird die Kündigung dem Arbeitnehmer nicht persönlich übergeben, sondern durch Post übersandt, muss das Original des Kündigungsschreibens übersandt werden.

Wird die Kündigung dem Arbeitnehmer persönlich übergeben, so kann das originale Kündigungsschreiben dem Arbeitnehmer nur zum (möglichen) Durchlesen und zur Empfangsbestätigung überreicht werden. Danach kann das Original zurückverlangt und dem Arbeitnehmer eine Ablichtung überreicht werden – das reicht! 

2.) In einem späteren Prozess ist zu beachten: Bestreitet der Arbeitnehmer den Zugang eines formgerechten Kündigungsschreibens, muss der Arbeitgeber (!) vor Gericht nachweisen, dass der Arbeitnehmer die Kündigung formgerecht erhalten hat.

3.) Die Kündigung kann auch durch einen Vertreter ausgesprochen werden. Dabei kann aber einiges schiefgehen: 

Zunächst ist eine Unterschrift durch einen gesetzlichen Vertreter, etwa den Geschäftsführers einer GmbH, unproblematisch, da er als vertretungsberechtigtes „Organ“ des Unternehmens handelt. Dasselbe gilt grundsätzlich für den Prokuristen, der aufgrund seiner Prokura befugt ist, für das Unternehmen zu handeln. Ein Personalreferent muss dagegen in der Regel eine Einzelvollmacht vorweisen. Und damit bei Ausspruch der Kündigung eine Vollmachtsurkunde vorlegen, § 174 BGB. Wird diese Urkunde nicht tatsächlich vorgelegt, so kann der Arbeitnehmer die Kündigung unverzüglich zurückweisen. Dann ist die Kündigung unwirksam.

Ausnahme: Eine Zurückweisung der Kündigung ist nicht möglich, wenn der Arbeitnehmer zuvor von der Bevollmächtigung informiert wurde. 

Was sind die Rechtsfolgen einer Kündigung per Mail?

Eine Kündigung per Mail ist nichtig. Die Rechtsfolgen sind: 

• Das Arbeitsverhältnis besteht fort. Bei einer Änderungskündigung bleibt das Arbeitsverhältnis zu den bisherigen Bedingungen unverändert bestehen. 
• Annahmeverzug: Nach Ablauf der Kündigungsfrist muss der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung grundsätzlich nicht mehr anbieten. Bei Vorliegen sämtlicher weiterer Voraussetzungen, kommt der Arbeitgeber in Annahmeverzug, wenn er den Arbeitnehmer nicht weiterbeschäftigt, § 615 BGB. Das bedeutet, dass dem Arbeitnehmer auch ohne Arbeit das Arbeitsentgelt zusteht. Da dies aber von den konkreten Umständen Ihres Falles abhängt, ist es ratsam, einen Anwalt heranzuziehen. 
• Beachte: Will der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis dennoch beenden, muss er eine weitere erneute Kündigung unter Einhaltung der Schriftform und einer erneuten Kündigungsfrist aussprechen. Das bedeutet: Das Arbeitsverhältnis besteht solange fort. Der Arbeitgeber muss mindestens bis zum Ablauf der Kündigungsfrist einer weiteren Kündigung das Entgelt fortzahlen. 
• Beachte: Sie sind gesetzlich nicht verpflichtet, den Arbeitgeber über den Mangel zu informieren. Je später der Arbeitgeber Kenntnis davon erhält, je später kann er erneut kündigen, je länger besteht das Recht auf Entgeltfortzahlung.
• Der Arbeitgeber muss daher mindestens bis zum Ablauf der Kündigungsfrist einer weiteren Kündigung das Entgelt fortzahlen. Sie sind gesetzlich nicht verpflichtet, den Arbeitgeber über den Mangel zu informieren. Je später der Arbeitgeber Kenntnis davon erhält, je später kann er erneut kündigen, je länger besteht das Recht auf Entgeltfortzahlung.

Ist bei einer Kündigung per Mail die Klagefrist von 3 Wochen einzuhalten? 

Da die Schriftform bei der Kündigung per Mail nicht eingehalten ist, läuft die 3 Wochenfrist nicht an, da diese erst mit dem Zugang einer formgerechten schriftlichen Kündigung beginnt.

Beruft sich der Arbeitnehmer bei einer Kündigung per Mail auf die mangelnde Schriftform, so kann er  auch nach drei Wochen Kündigungsschutzklage erheben.

Das Recht, eine Klage zu erheben, kann dennoch verwirken, d.h. man kann das Recht verlieren. Dies ist dann der Fall, wenn der Arbeitnehmer erst nach Ablauf eines längeren Zeitraums Klage erhebt (Zeitmoment) und besondere Umstände vorliegen, aufgrund derer der Arbeitgeber davon ausgehen konnte, nicht mehr verklagt zu werden (Umstandsmoment). Dies wird von den Gerichten im Einzelfall entschieden.. So hat das LAG Berlin-Brandenburg (LAG Berlin-Brandenburg, Beschluss vom 16.08.2010 – 25 Ta 1628/10) in einem Fall entschieden, dass der Kläger sein Recht auf Klageerhebung verwirkt hatte, da er erst 7 Monate nach Erhalt einer formunwirksamen Kündigung Klage erhoben hat.  

Daher ist es ratsam, umgehend einen Anwalt für Arbeitsrecht aufzusuchen, damit dieser Sie darüber beraten kann, wie Sie auf die formunwirksame Kündigung reagieren sollten.

Sind zukünftig Kündigungen per Mail möglich?

Das Bundesjustizministerium hatte vor einiger Zeit angekündigt, dass Kündigungen von Arbeitsverhältnissen künftig auch per E-Mail möglich sein sollen. Das Ministerium hatte argumentiert, dass die Vorschrift nicht mehr zeitgemäß ist und die Gesetzgebung an die moderne digitale Kommunikation angepasst werden sollte. Daher war der Plan, das Gesetz zu ändern, so dass E-Mails als rechtlich gültige Form der Kündigung anerkannt werden. Kann sein, dass das stimmt. Aber für Arbeitnehmer ist die bestehende Regelung natürlich günstiger. Wir haben daher große Zweifel, dass eine solche Änderung in den nächsten Jahren tatsächlich umgesetzt wird.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)