Diensthandy und Laptop nach Kündigung – Rückgabe erforderlich?

Nach einer Kündigung fragen sich viele Arbeitnehmer: Kann ich mein Diensthandy oder den Laptop behalten? Während der Kündigungsfrist und einer Freistellung darf die private Nutzung oft fortgesetzt werden, da diese Geräte als Teil der Vergütung gelten. Nach Ende des Arbeitsverhältnisses steht jedoch meist die Rückgabe an. Gibt es Ausnahmen? Kann eine Übernahme der Geräte verhandelt werden? Hier lesen Sie die wichtigsten Punkte zur Rückgabe von Diensthandy und Laptop und welche Optionen Sie haben.

Das Wichtigste auf einen Blick:

• Nutzung während der Kündigungsfrist: Arbeitsmittel wie Laptop und Diensthandy mit privater Nutzungserlaubnis dürfen in der Regel bis zum Ende der Kündigungsfrist weiter genutzt werden.
• Rückgabepflicht: Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses besteht normalerweise eine Rückgabepflicht, es sei denn, es gibt spezielle Vereinbarungen wie eine Übereignung.
• Verhandlungsmöglichkeiten: Die Übernahme der Geräte kann im Rahmen von Abfindungsverhandlungen oder als Kaufoption besprochen werden.
• Widerrufsklauseln: Achten Sie auf mögliche Widerrufsklauseln, prüfen deren Wirksamkeit und holen Sie bei Unklarheiten rechtlichen Rat ein.

Wann muss ich Smartphone und Laptop nach Kündigung zurückgeben?

Wenn Sie Ihre Arbeitsmittel wie Laptop oder Diensthandy auch privat nutzen durften, sind diese oft unverzichtbare Begleiter. Doch was passiert mit diesen Geräten, wenn Sie gekündigt werden? Die Rückgabepflicht hängt von verschiedenen Faktoren und insbesondere von den Vertragsklauseln ab.

Und was passiert mit meinem Dienstwagen bei Kündigung?

Allgemeines zur Rückgabepflicht

Die entscheidenden Faktoren, die Sie beachten sollten:

• Art der Nutzung: Wurde das Gerät ausschließlich dienstlich genutzt, oder war auch eine private Nutzung erlaubt?
• Zeitraum: Ist die Rückgabe während der Kündigungsfrist, während einer Freistellung oder nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses relevant?
• Vertragliche Regelung: Gibt es Klauseln im Arbeitsvertrag oder andere Vereinbarungen bezüglich der Arbeitsmittel, insbesondere zu Widerruf, Freistellung oder Kaufoptionen?

Spezialfälle

• Übereignung: Arbeitsmittel wie Diensthandy oder Laptop müssen nach einer Kündigung nicht zurückgegeben werden, wenn sie dem Arbeitnehmer offiziell übereignet wurden. Das bedeutet, dass diese in das Eigentum des Arbeitnehmers übergegangen sind. Dies ist jedoch so nur sehr selten der Fall und bedarf einer ausdrücklichen Regelung. Fehlt eine solche Klausel im Arbeitsvertrag oder in einer anderen schriftlichen Vereinbarung, bleibt der Arbeitgeber also Eigentümer und die Rückgabe ist am Ende des Arbeitsverhältnisses erforderlich.
• Steuerfreie Überlassung: Viele Arbeitnehmer erhalten Geräte im Rahmen einer steuerfreien Überlassung. Diese dürfen oft auch zu 100 % privat genutzt werden. Der Vorteil dabei ist, dass keine Steuern auf diese Geräte anfallen; dennoch bleibt das Eigentum so beim Arbeitgeber. Daher müssen diese Geräte in der Regel ebenfalls zum Ende des Arbeitsverhältnisses zurückgegeben werden. Es ist ratsam, den entsprechenden Vertrag sorgfältig zu lesen.

Wichtig: Seien Sie vorsichtig mit mündlichen Zusagen! Aussagen von Arbeitgebern, dass Sie ein Arbeitsmittel kostenlos behalten dürfen, haben so leider oft keinen rechtlichen Bestand. Die meisten Arbeitsverträge erfordern für zusätzliche Regelungen die Schriftform. Zudem gestaltet es sich schwierig, mündliche Zusagen im Zweifelsfall zu beweisen.

Computer und Handy nur zur dienstlichen Nutzung

Wenn Ihnen Arbeitsmittel wie ein Diensthandy oder ein Laptop ausschließlich für dienstliche Zwecke überlassen wurden, sind Sie verpflichtet, diese nach Beendigung Ihrer Tätigkeit zurückzugeben. Sollte Ihre Kündigung zur Folge haben, dass Sie freigestellt werden, hat der Arbeitgeber also in der Regel das Recht, die Geräte sofort zurückzufordern, da sie nicht mehr zur Erfüllung Ihrer Aufgaben benötigt werden. Es ist also wichtig, Ihren Arbeitsvertrag sowie alle relevanten Vereinbarungen sorgfältig zu prüfen, um etwaige Rückgaberegelungen zu beachten.

Private Nutzung des Diensthandys und Laptops

Falls Ihnen das Diensthandy auch für private Zwecke überlassen wurde, darf der Arbeitgeber es nicht ohne Weiteres nach der Kündigung also während der Kündigungsfrist oder Freistellung zurückfordern. Auch hier sollten vertragliche Widerrufsklauseln berücksichtigt werden. Nichtsdestotrotz müssen Sie das Gerät spätestens zum Ende Ihres Arbeitsverhältnisses zurückgeben, es sei denn, es wurde eine Kaufoption oder eine Abfindungsvereinbarung getroffen.

Diensthandy und Laptop nach Ende des Arbeitsvertrags

Unabhängig davon, ob Sie das Diensthandy auch privat nutzen durften, bleibt es im Eigentum des Arbeitgebers und muss daher mit Vertragsende zurückgegeben werden. Dennoch gibt es Verhandlungsspielräume, insbesondere in Bezug auf Abfindungen oder Kaufoptionen für das Diensthandy. Hierzu informieren wir Sie gerne weiter unten.

Arbeitsmittel während der Kündigungsschutzklage

Während einer Kündigungsschutzklage ist es wichtig zu wissen, dass Arbeitnehmer die ihnen zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel, wie beispielsweise ein Diensthandy oder einen Laptop, nach Ablauf der Kündigungsfrist zunächst zurückgeben müssen. Sollte die Kündigungsschutzklage erfolgreich verlaufen und das Arbeitsverhältnis rückwirkend als fortbestehend betrachtet werden, hat der Arbeitnehmer nicht nur Anspruch auf das entgangene Gehalt, sondern so auch auf die Nutzung von vertraglich zugesicherten Zusatzleistungen. Wurden Ihnen während der Kündigungsphase Handy oder Laptop entzogen, haben Sie so auch Anspruch auf eine Entschädigung für den entgangenen geldwerten Vorteil. 

Was kann ich tun, wenn ich mein Diensthandy oder meinen Laptop behalten möchte?

Viele Arbeitnehmer wollen nach Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses ihr Diensthandy oder ihren Laptop behalten. In manchen Fällen sind Arbeitgeber dazu bereit. Dies kann insbesondere in Aufhebungsverträgen oder während Verhandlungen über eine Abfindung der Fall sein. Im Folgenden haben wir einige gängige Möglichkeiten zusammengestellt, wie Arbeitnehmer solche Vereinbarungen erzielen können:

1. Abfindungsverhandlungen: Bei der Verhandlung über eine Abfindung besteht die Möglichkeit, mit dem Arbeitgeber zu vereinbaren, dass bestimmte Arbeitsmittel wie Laptops oder Handys nach der Kündigung behalten werden dürfen. Diese Geräte können so als Teil der Abfindung oder als zusätzliche Vergünstigung betrachtet werden. In der Regel wird der Wert dieser Geräte auf die Abfindung angerechnet.
2. Kaufoptionen: Häufig bieten Arbeitgeber ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, Arbeitsmittel zu einem reduzierten Preis zu erwerben, nachdem das Arbeitsverhältnis endet. Dies betrifft insbesondere ältere Geräte, deren Wert für den Arbeitgeber gesunken ist, wie beispielsweise in Gebrauch befindliche Laptops oder Handys.
3. Klausel im Arbeitsvertrag: In seltenen Fällen enthalten Arbeitsverträge Klauseln, die es dem Arbeitnehmer erlauben, spezifische Arbeitsmittel nach der Kündigung zu behalten. Solche Regelungen sind jedoch äußerst rar und hängen stark von den Verhandlungen sowie dem Wert der betreffenden Geräte ab.

Wenn Sie planen, Ihr Diensthandy oder Ihren Laptop nach der Kündigung zu behalten, empfiehlt es sich also, frühzeitig das Gespräch mit Ihrem Arbeitgeber zu suchen und Ihre Wünsche klar zu kommunizieren. Eine gute Vorbereitung und das Wissen um Ihre Verhandlungsoptionen können Ihnen helfen, die besten Ergebnisse für Ihre Situation zu erzielen. Wenn Sie unsicher sind oder rechtliche Unterstützung benötigen, zögern Sie also nicht, Hilfe in Anspruch zu nehmen!

Rechte der Arbeitnehmer bei unberechtigter Rückforderung der Arbeitsmittel

Wenn Ihr Arbeitgeber Arbeitsmittel wie Diensthandys oder Laptops nach der Kündigung vorzeitig und unrechtmäßig zurückfordert, sollten Sie wissen, dass Sie Rechte haben, um sich in dieser Situation zu schützen:

1. Anspruch auf Weiternutzung: Wie bereits erwähnt, darf der Arbeitgeber privat genutzte Arbeitsmittel während der Kündigungsfrist oder bei Freistellung in der Regel nicht ohne Vertragsgrundlage zurückverlangen. Diese Arbeitsmittel gelten als geldwerter Vorteil, den Sie bis zum Ende Ihres Arbeitsverhältnisses so weiterhin nutzen dürfen.
2. Widerrufsklausel: Viele Arbeitsverträge haben Klauseln, die eine vorzeitige Beendigung der Privatnutzung von Arbeitsmitteln regeln. Es ist wichtig zu beachten, dass solche Widerrufsregelungen nur unter strengen Voraussetzungen wirksam sind und daher von einem spezialisierten Anwalt geprüft werden sollten. Allgemeine Klauseln, die dem Arbeitgeber erlauben, die Rückforderung ohne Sachgrund durchzusetzen, sind so oft unwirksam.
3. Schadensersatz: Sollte Ihr Arbeitgeber dennoch unrechtmäßig auf die Rückgabe von Arbeitsmitteln bestehen und dies durchsetzen, haben Sie das Recht, Schadensersatz zu verlangen.

Insgesamt ist es also ratsam, Ihren Arbeitsvertrag sorgfältig auf Klauseln zur Widerrufs- und Rückgabebedingungen zu überprüfen. Bei unberechtigter Rückforderung sollten Sie sich rechtzeitig rechtlich beraten lassen. Beachten Sie, dass der Arbeitgeber in solchen Fällen auch für etwaige entstandene Schäden haften kann.

Datensicherung und Datenlöschung auf Diensthandy und Laptop

Wenn Sie Ihr Smartphone oder Laptop sowohl privat als auch dienstlich nutzen, ist es wichtig, einige Punkte in Bezug auf die darauf gespeicherten Daten zu beachten:

1. Frühzeitige Datensicherung: Sobald Sie von Ihrer Kündigung wissen, sollten Sie umgehend Ihre privaten Daten sichern und vom Gerät löschen. Dies minimiert so das Risiko, dass wichtige persönliche Informationen verloren gehen.
2. Angemessene Frist anfordern: Bei einer fristlosen Kündigung ist es ratsam, Ihren Arbeitgeber um eine angemessene Frist zur Datensicherung zu bitten. So haben Sie ausreichend Zeit, um alle notwendigen Schritte einzuleiten.
3. Vorsicht beim Zurücksetzen auf Werkseinstellungen: Das Zurücksetzen Ihres Geräts auf die Werkseinstellungen sollte mit Bedacht erfolgen. Seien Sie sich bewusst, dass das Löschen von Unternehmensdaten möglicherweise Konsequenzen nach sich ziehen kann.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Rückgabe des Diensthandys bei Kündigung

Muss ich mein Diensthandy und meinen Laptop bei einer Kündigung sofort zurückgeben?

Wenn diese Geräte nur dienstlich genutzt wurden, so müssen sie in der Regel direkt zurückgegeben werden. Wenn jedoch eine private Nutzung gestattet war, dürfen Sie Laptop und Diensthandy meist bis zum Ende der Kündigungsfrist weiter verwenden. Es lohnt sich, Ihren Arbeitsvertrag auf Klauseln zur Nutzung während der Freistellung zu prüfen.

Kann ich mein Diensthandy oder meinen Laptop nach der Kündigung behalten?

Normalerweise müssen diese Geräte zurückgegeben werden, da sie Eigentum des Arbeitgebers bleiben. In einigen Fällen können Sie jedoch eine Übernahme verhandeln, beispielsweise im Rahmen einer Abfindung oder durch eine Kaufoption. Ein Gespräch mit dem Arbeitgeber über eine Kaufvereinbarung kann also sinnvoll sein, vor allem für privat genutzte Geräte.

Kann der Arbeitgeber die private Nutzung des Diensthandys oder Laptops vorzeitig widerrufen?

Nur unter bestimmten Bedingungen. Eine Widerrufsklausel muss konkrete Gründe enthalten. Allgemeine Formulierungen, die dem Arbeitgeber eine einseitige Rückforderung ohne sachlichen Grund erlauben, sind so meist unwirksam.

Was passiert, wenn mein Arbeitgeber das Diensthandy oder den Laptop vorzeitig zurückfordert?

Besteht keine Vertragsgrundlage für eine vorzeitige Rückforderung und wurde Ihnen eine private Nutzung erlaubt, können Sie so Schadensersatz für den entgangenen Privatnutzungswert verlangen. Eine juristische Prüfung Ihres Arbeitsvertrags kann hier helfen, Ihre Rechte durchzusetzen.

Kann ich den Kauf von Diensthandy und Laptop nach Kündigung aushandeln?

Ja, unter Umständen. Im Rahmen einer Abfindung oder im Aufhebungsvertrag ist es möglich, den Kauf der Geräte zu verhandeln. Der Kaufpreis wird dann häufig auf die Abfindung angerechnet.

Muss ich Daten auf dem Diensthandy oder Laptop vor der Rückgabe löschen?

Bei privater Nutzung ist eine frühzeitige Datensicherung ratsam, um so persönliche Daten zu sichern. Das Zurücksetzen auf Werkseinstellungen sollte jedoch in Absprache mit dem Arbeitgeber erfolgen, um sicherzustellen, dass keine sensiblen Unternehmensdaten verloren gehen oder unbeabsichtigt gelöscht werden.

Muss ich Diensthandy oder Laptop versteuern?

Grundsätzlich nicht. Denn Unternehmen haben die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern IT-Geräte steuerfrei zur Verfügung zu stellen. Dies umfasst Smartphones, Computer, Tablets und Laptops (außerdem Drucker, Ladegeräte, Router, Software usw). Dabei ist egal, ob die Mitarbeiter diese Geräte für berufliche Zwecke nutzen. Auch wenn die Geräte ausschließlich privat verwendet werden, entsteht kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil – selbst wenn der Arbeitgeber die monatlichen Kosten für Telefon und Internet trägt!

Für den Fall einer Beendigung hilfgt unser Brutto-Netto-Abfindungsrechner (Abfindung), einen Überblick über die steuerlichen Folgen des eigenen “Abfindungspakets” zu erhalten. Weitere Informationen rund um das Thema Besteuerung von Abfindungen finden Sie in unseren 10 Tipps, wie Sie bei Abfindung Steuern sparen können.